Wanneer je een klant iets beloofd, dan moet je ervoor zorgen dat je de belofte nakomt. Geldt trouwens niet alleen voor klanten. Vaak betekent dit dat je iets moet organiseren om je belofte na te komen. Tenzij je topmensen hebt die niets nodig hebben en zichzelf organiseren om het beloofde te maken en af te leveren. Uiteraard regelen ze dan ook de factuur en zorgen ze helemaal zelfstandig dat de huur wordt betaald, de verzekeringen worden geregeld en er tussen de middag iets te eten is. Je hebt nul organistie nodig in dit geval. Gaaf.Maar wanneer je niet helemaal zeker bent dat jouw mensen hiertoe altijd in staat zijn en je wilt wel je belofte naar de klant nakomen, dan moet je iets regelen. Iets organiseren zeg maar. Wat je dan doet is dat je eigenlijk wat verantwoordelijkheid weghaalt bij mensen. Eigenlijk om het werk gemakkelijker en meer overzichtelijk te maken. Helaas is het resultaat van iets organiseren vaak het begin van het einde. Mensen voelen zich namelijk ineens niet meer verantwoordelijk voor het deel dat is georganiseerd.
Onzin? Echt niet, vul jij de koffiemachine op je werk zelf als die leeg is, of loop je naar de volgende en verwacht je dat 'ze' hem wel weer vullen. Dit gedrag sluipt er heel snel in. Raap jij papiertjes op, maak jij de toilet op je werk schoon als die er niet meer uitziet. Ik betwijfel het. Helaas blijft het niet alleen bij deze voorbeelden, maar geldt het voor vaak alles dat is georganiseerd. Er ontstaat direct een groep 'ze'. 'Ze' zijn niet te bereiken, ze hebben het vergeten, ze zijn zo traag, ze, ze.
Je kan zelfs zeggen dat wanneer we strukturen opleggen, mensen per definitie met de hakken in het zand gaan. Dat ze zich niet alleen niet meer verantwoordelijk voelen, maar ook hun creativiteit inzetten om de zwakke plekken van het systeem te vinden. Zit blijkbaar in mensen om grensen op te zoeken. Eigenlijk in dit geval om het systeem te saboteren. Want het is niet iets van jezelf, het is opgelegd, je hebt er niets mee, het mag stuk.
Dus wat systemen en strukturen eigenlijk moeten doen is iets heel anders dan jwe meestal zien. Het moet ons namelijk helpen om het werk gemakkelijker te maken. De systemen en strukturen (organisatie) moeten een deel van het repeterende werk bij ons weghalen, zodat we meer toekomen aan werk dat wel uitdagend is, waar we het verschil kunnen maken. Wanneer ons dat lukt zullen we de ondersteunende organisatie ook waarderen en koesteren. Want het is iets van onszelf geworden, het helpt ons.
Punt is natuurlijk wel hoe de ondersteunende organisatie zal voelen voor iemand die na 10 jaar zich als nieuwe medewerker aanmeldt...die zal vast denken: waar liggen de grensen. Ofwel, wanneer er nieuwe mensen in je organisatie komen moet je ze eigenlijk de reis laten meemaken van 'er is niets geregeld' tot en met 'we hebben een organisatie gebouwd die een heleboel gedoe voor je regelt'. Zo'n inwerkperiode kost even tijd maar uiteindelijk zal het zich terugbetalen.
Beter nog, de klant zal je graag betalen; omdat je hebt geleverd wat je hebt beloofd. En daar ging het toch om.
