geen laptops, geen humansoftware

Gisteren was ik op bezoek bij een redelijk grote overheidsorganisatie die behoorlijk hebben geinvesteerd in nieuwe werkplekken. Flexibele werkplekken zelfs. Het zag er allemaal tiptop uit. Mooie hoekjes, ruimten om je te concentreren, semi-concentreren, te vergaderen, lekker te werken. Maar thuiswerken doen ze nog niet. Daar zijn ze nog over aan het nadenken.

Een overheidsorganisatie is gericht op het juist doorlopen van processen. Wanneer er een stap wordt overgeslagen is de kans groot dat je de kaart krijgt: Ga terug naar Start. Dus alles en iedereen is gefocussed op het goed doorlopen van de processen. Ook alle systemen zijn daarop gericht.

Toen ik een rondleiding kreeg viel mij op dat er overal vaste werkstations stonden. Echt prachtig, en uiteraard volgens alle denkbare arbo-richtlijnen. Je kan dus op een willekeurig werkstation inloggen. Maar er werd mij ook verteld dat er nog heel veel papier werd geprint. En dat terwijl er wel veel gedigitaliseerd was. Dat begreep ik niet. Voor iedere vergadering printen mensen namelijk alle stukken nog een keer uit. Er stond dan ook een mega hightech printer te snorren op de vloer.

Toen ik vroeg hoe ze hun meer creatieve werkzaamheden ondersteunen werd het stil. Ze maken nagenoeg geen gebruik van HumanSoftware. En toen begreep ik de vaste werkstations ook ineens. Deze organisatie is gericht op het proces en niet in de uitzonderingen. Mensen hebben ook geen laptop omdat ze niet gefaciliteerd zijn voor werken aan uitzonderingen.

Wanneer je je namelijk richt op uitzonderingen, weet je niet wanneer je waar en met wie gaat samenwerken. Dan heb je overal op de wereld toegang nodig tot kennis en informatie. Bijvoorbeeld in de trein, op het strand, op vakantie, 's nachts, maar ook in een vergadering. Omdat deze organisatie geen laptops kent moeten mensen alles eerst uitprinten voordat ze gaan vergaderen. Want in de vergaderzaal staan geen pc's, want daar zijn immers geen processen aktief.

Grappig om te zien dat je zelfs aan de inrichting van een modern kantoor kan zien waar de oorsprong van een organisatie ligt: bij de processen of bij de uitzonderingen.