Net een gesprek gevoerd met een van onze medewerkers die is ingezet bij een bank. Hij komt zo nu en dan eens naar ons kantoor, maar het meeste van de wederzijdse contacten verlopen electronisch. Dus samen even lunchen is voor hem en mij de manier om weer even te begrijpen waar het nou echt over gaat.
Een van de dingen die ik hem vroeg was wat wij (e-office) kunnen doen om zijn leven bij de bank nog makkelijker te maken. En toen zij hij: ik mis de k-base. De k-base was binnen e-office een begrip. Het was de knowledgebase. In deze database kon je heel veel kennis vinden over technologie, wie er iets van wist, wat onze ervaringen waren, noem maar op. En op het moment dat je niet fysiek op kantoor was, kon je altijd via de k-base een oplossing vinden voor je probleem.
Maar de k-base is na 18 jaar langzaam aan het afsterven. Er komt geen kennis meer bij. Onze medewerkers hebben de social media gevonden. Dus medewerkers bloggen. Alleen blijkt dat in de blogs niet echt kennis wordt gedeeld, maar veel meer meningen worden gegeven of vragen worden gesteld. Nou is de vraag natuurlijk of we de k-base weer leven in moeten blazen, of...
...misschien is het wel zo dat je geen informatie meer gaat halen, maar dat de kennis naar je toe komt. Wanneer je aangeeft waar jij behoefte aan hebt, zijn er mensen en systemen die jou zullen voeden met de juiste kennis. Je zoekt het niet meer zelf op maar je stelt een vraag in je sociale netwerk. Het sociale netwerk 'gaat aan het werk' om jouw probleem op te lossen.
Als dit waar is hebben we een nieuwe situatie waarbij de wereld 180 graden is omgedraaid. Geen kennis meer halen, maar vragen stellen en het antwoord komt naar je toe. Dit is volgens mij ook precies de visie van Google. Belangrijk hierbij is dat je natuurlijk technisch gezien wel in hetzelfde sociale netwerk zit, en dat is voor ons nog wel een aandachtspunt omdat we zowel IBM, Microsoft en Google-technologie in huis hebben.
Grappig,ook ik mis namelijk nog steeds de k-base.
BeantwoordenVerwijderenWaarom eigenlijk?
Ik heb daar lang geleden als eens over nagedacht. Eerst dacht ik dat het kwam omdat ik dan zelf opgedane kennis niet meer ergens kon veilig stellen. Om dat probleem te tackelen ben ik toen een blog begonnen. Ik was echter de enige die hem vulde en ik miste de k-base nog steeds. Het was dus meer dan het veiligstellen van kennis.
De k-base heeft m.i. ook een sociale functie. Je kunt een redelijk beeld krijgen van waar je collega's mee bezig zijn, ook al werk je niet dagelijks met ze, en deze kennis kun je goed gebruiken als jij eens een probleem hebt. Je weet bij benadering bij wie je moet zijn ahv de kennisitems die iemand geschreven heeft.
Daarnaast is het leuk, en leerzaam, items te lezen die niet direct op jou vakgebied liggen maar waar je wel in bent geinteresseerd. De soort van items kan heel divers zijn en van te voren aangeven waar je in geinteresserd bent is best lastig.
Ook het halen van die informatie is leuk. Even ieder uur of vaker kijken of er nog iets bijgekomen is. Dezelfde ervaring heb ik nu met Twitter, regelmatig even kijken of iemand nog wat gepost heeft.
Kortom: de k-base heeft volgens mij meerdere functies dan alleen kennis delen, al is dat natuurlijk wel een deel van de charme. Het is een tool die in een aantal behoeften voorziet en als ik jou was zou ik de k-base mooi weer leven in blazen in plaats van te zoeken naar alternatieven die in een soortgelijke behoefte voorzien.
Ik mis de k-base niet echt, maar dat komt met name doordat er al een aantal jaar nauwelijks kennis werd vastgelegd in de k-base.
BeantwoordenVerwijderenIk ben wel van mening dat kennis vastleggen beter is dan kennis halen. Als kennis namelijk wodt vastgelegd dan lees ik wat er is vastgelegd en kan ik die kennis later indien nodig zelf gebruiken of weet ik bij wie ik moet zijn om wellicht hulp te krijgen.
Ik volg nu de blogs en kan daarin ook zoeken en antwoorden via de BlackBerry, werkt op zich prima.
Het probleem zit ook volgens mij niet in de techniek die gebruikt wordt maar in het niet vastleggen van kennis.
Ik mis de Kbase ook niet. Ik vind blogs een perfecte vervanger.
BeantwoordenVerwijderenKennis vastleggen is in mijn ogen iets wat nooit gaat werken, het is nl altijd een extra stap. De kunst ligt hem in het integreren van je dagelijkse werkzaamheden in doorzoekbare tools. Een zoekresultaat levert dan jouw activiteit op en niet een gepubliceerd eindresultaat van jouw activiteit (wat in 99% van de gevallen niet gedeeld wordt)
De nieuwe "über k-base" is het Internet. Het vormt een collectieve kennisbank van ons allemaal. Met informatie op sites, blogs en social networks en doormiddel van communicatievormen als chat, voip en tweets. De uitdaging zit in het zoeken en filteren van deze informatie. In een eigen k-base was dat redelijk gericht en afgebakend. En als er een cultuur is van delen en samenwerken wordt hierin, met enige discipline, veel waarde opgebouwd. Er zijn echter nu miljoenen van die k-base-jes bijgekomen en gelukkig willen velen deze delen met anderen. Knowledge sharing, ook buiten de organisaties. Crowd sourcing, want velen weten meer dan enkelen. Een vraag stellen via Twitter en twintig mensen denken met je mee. Collectieve kennis is mooi.
BeantwoordenVerwijderenDe laatste paar jaar miste ik de k-base wel of tenminste een eenduidige plaats waar alles werd gedeeld. De k-base werd in het begin gebruikt voor het delen vak gerelateerde informatie, mededelingen over het bedrijf, verslagen van seminars waar collega's waren geweest, verslagen over opdrachten/technieken waar iemand mee bezig was, iemand die wat had uitvonden, iemand die iets had uitgezocht en meer de diepte in was gedoken over een bepaald onderwerp (Erwin en Gerco deden dat vroeger regelmatig). Je scande de items en las degene door die voor jou belangrijk waren. Door deze k-items kon je gerichter zoeken naar iemand die je meer kon vertellen over een bepaald onderwerp mocht dat nodig zijn. Als je geen dringende vraag hebt of een urgent technisch probleem, is een blog/forum een prima medium, maar 9 van de 10 keer zijn het je collega's die je direct kunnen helpen en mee willen denken naar een oplossing (ongeacht de tijd - is mijn ervaring bij e-office). Door de k-base kon je toen makkelijk inschatten waar welke kennis lag.
BeantwoordenVerwijderenDe k-base is makkelijk toegankelijk vwb zoeken (full-text index), je kan de db ook lokaal benaderen, handig voor als je bij een klant zat waar je niet altijd de mogelijkheid hebt om je laptop op het netwerk aan te sluiten of een internet verbinding hebt. Daarnaast vind ik de k-base ideaal om items te schrijven. Omdat je lokaal kan werken, kan je makkelijk even een item tussendoor aanmaken en later repliceren. Geen gedoe met hrefs, images uploaden, kleurtjes etc. De knowledge archiverings base is ook een uitkomst zodat je geen vervuiling krijgt, maar wel de mogelijkheid hebt om het jaren later toch nog even terug te zoeken.
Wat Almar zegt, de techniek maakt niet uit.
Als het maar centraal staat, makkelijk toegankelijk is, goede zoek mogelijkheden heeft, makkelijk items schrijven, je moet de tijd nemen om te schrijven, je moet de tijd nemen om documenten te lezen, te reageren, niet bang zijn om vragen te stellen, etc. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid naar elkaar, je helpt elkaar en het is kennis verspreiding.
LAP
Een van de oorzaken van een legere k-base (of blogs) kan liggen in het feit dat er steeds minder echt nieuwe kennis wordt opgedaan omdat de antwoorden steeds beter online (google) te vinden zijn.
BeantwoordenVerwijderenEn als je dit niet direct vindt, waarom jezelf dan beperken tot een vraag in een k-base binnen je bedrijf. Stel hem dan in de de communitie die dagelijks met dezelfde materie bezig.
Om te weten wat iedereen doet geldt iets soortgelijks.
Je bent naast collega's vast ook nieuwsgierig wat je vrienden, goeroes binnen je vakgebied of ex-collega's doen.
Omdat dit (gelukkig) onmogelijk in één centraal systeem vast te leggen valt, zul je als individu moet abonneren op diverse bronnen (maar wel van jouw keuze).
Zie hier het succes van RSS/ATOM readers.
Eigenlijk is dit een heel goed praktijk voorbeeld waaruit blijkt dat de grenzen van organisaties aan het vervagen zijn.